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Rimborsi chilometrici e fiscalità

Come funzionano i rimborsi chilometrici e come usarli per risparmiare sulle imposte della tua S.r.l. sulla base delle regole in tema di fiscalità.
Rimborsi chilometrici e fisco

I rimborsi chilometrici, concessi dall’impresa come compensazione per le spese di trasferta, sono regolati da norme fiscali specifiche.

In particolare, la fiscalità dei rimborsi chilometrici riguarda due aspetti diversi.

Dal lato dell’azienda, questi rimborsi rappresentano un costo deducibile. Quindi, possono far conseguire alla S.r.l. un risparmio fiscale sul calcolo delle tasse.

Per quanto riguarda le persone fisiche, i rimborsi chilometrici non sono tassati come reddito per i dipendenti, essendo erogati a titolo di rimborso per le spese fatte per conto dell’azienda e non come forma di guadagno.

Continua a leggere questo articolo se vuoi approfondire il funzionamento dei rimborsi chilometrici e com’è regolata la loro fiscalità.

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Il funzionamento dei rimborsi chilometrici

I rimborsi chilometrici sono destinati a indennizzare chi viaggia per motivi di lavoro utilizzando un proprio veicolo privato. Il loro scopo è quello di coprire le spese effettuate. Non rappresenta una forma di remunerazione, come per esempio il salario.

I beneficiari di questi rimborsi possono includere dipendenti, amministratori di società, soci e collaboratori esterni, anche se operano in modo occasionale.

Il rimborso chilometrico spetta ai lavoratori che si spostano per motivi lavorativi, in luoghi diversi dalla loro sede abituale, utilizzando mezzi di trasporto privati come, ad esempio, un’auto personale o noleggiata.

È importante sottolineare che il percorso quotidiano da casa al lavoro non è considerato una trasferta e, di conseguenza, non è soggetto a rimborso.

Tabelle ACI

Per calcolare l’importo esatto dei rimborsi chilometrici, si fa riferimento alle tabelle dell’ACI.

Queste considerano la distanza percorsa, il tipo di veicolo utilizzato dal dipendente e il costo chilometrico specifico per ogni modello di auto, come definito dall’Agenzia delle Entrate.

L’ACI aggiorna semestralmente le tabelle dei “costi chilometrici“, permettendo così di determinare l’indennità chilometrica per ciascuna categoria di veicolo e per differenti fasce di percorrenza annuale, tenendo conto di vari fattori.

Tra questi, si annoverano costi fissi come il premio assicurativo RCA, la tassa automobilistica, gli interessi sul capitale investito, e costi variabili come l’ammortamento, i carburanti e i lubrificanti, gli pneumatici, nonché le spese di manutenzione e riparazione.

È possibile accedere alle tabelle ACI 2024 attraverso il link dedicato.

Data la difficoltà per i datori di lavoro di verificare i chilometri percorsi dai dipendenti per uso personale, è stato considerato legittimo applicare una fascia di percorrenza massima entro i limiti previsti dalle norme fiscali.

Uso promiscuo dell’auto

L’uso promiscuo di un’auto si riferisce alla possibilità per il dipendente di utilizzare il veicolo sia per scopi aziendali che personali.

Per dimostrare tale utilizzo misto, è necessaria una documentazione che attesti chiaramente l’uso, come una clausola specifica nel contratto di lavoro, un atto privato con data certa o un verbale approvato dal Consiglio di amministrazione.

Per i veicoli concessi in uso promiscuo con contratti firmati fino al 30 giugno 2020, il 30% del valore calcolato su una percorrenza standard di 15.000 chilometri, secondo il costo chilometrico stabilito dalle tabelle ACI, è considerato come fringe benefit ai sensi del TUIR.

Questo importo forfettario si applica indipendentemente dai costi reali di utilizzo o dalla distanza effettivamente percorsa dal veicolo.

Se il dipendente paga un prezzo o un canone per l’uso dell’auto, il fringe benefit imponibile è la differenza tra il valore forfettario stabilito e l’importo pagato dal dipendente.

Se il pagamento del dipendente supera il valore forfettario, non si genera alcun fringe benefit imponibile.

Il costo di utilizzo del veicolo è calcolato su base annua e si applica per tutto il periodo in cui l’auto è concessa in uso promiscuo, a prescindere dall’uso effettivo del veicolo.

Per i veicoli nuovi concessi in uso promiscuo con contratti stipulati a partire dal 1°luglio 2020, la percentuale per calcolare il fringe benefit si basa sulle emissioni di anidride carbonica, come indicato dal TUIR, modificato dalla Legge 160/2019.

I rimborsi fatti dal datore di lavoro ai dipendenti per le spese di energia elettrica utilizzata per la ricarica domestica degli autoveicoli concessi in uso promiscuo sono considerati reddito di lavoro dipendente e sono soggetti a tassazione, non rientrando nella categoria dei fringe benefit.

Deducibilità

Secondo quanto previsto dalla lettera b-bis dell’articolo 164 del TUIR, i costi sono deducibili al 70% per i veicoli assegnati in uso promiscuo ai dipendenti per la maggior parte dell’anno fiscale.

Un veicolo si considera in uso promiscuo se utilizzato dal dipendente per più della metà dei giorni dell’anno fiscale del datore di lavoro.

Non è necessario che l’utilizzo promiscuo avvenga in modo continuativo o che il veicolo sia usato esclusivamente da un unico dipendente.

Inoltre, le spese per l’acquisto di carburante per autotrazione sono deducibili al 70%, purché siano sostenute tramite carte di credito, bancomat, carte prepagate o altri strumenti di pagamento equiparabili.

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Conclusioni e consigli

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